아포스티유는 졸업증명서의 무엇을 확인할까

해외 대학의 입학 안내에 ‘졸업증명서에 아포스티유를 받아 제출하라’고 적혀 있다. 한국 대학에서 영문 졸업증명서를 발급받았다면 번역은 끝난 셈일까. 공증사무소에 들러야 할까. 아포스티유를 받으면 학교가 학위까지 인정해주는 걸까. 같은 서류를 두고 생기는 질문이지만, 각각 답하는 사람이 다르다.

영문 증명서를 받으면 번역은 끝날까

번역은 받는 사람이 서류를 읽을 수 있게 하는 일이다. 학교 이름과 학위, 졸업일이 상대 기관이 요구하는 언어로 적혀 있어야 한다. 제출처가 한국 대학이 직접 발급한 영문본을 받는다면, 한글본을 따로 번역할 이유가 없다. 반대로 현지 언어로 된 번역문이나 지정 번역인의 서명이 필요하다면 영어로 발급받아도 그 요건은 남는다.

여기서 원본이라는 말도 한 번 확인할 필요가 있다. 대학에서 발급한 증명서, 그 증명서를 스캔한 파일, 발급 사이트에서 받은 전자증명서는 같은 내용이 들어 있어도 제출 방식이 다를 수 있다. 대학이 발급한 영문본을 인정하는지와 어떤 형태로 받는지는 입학 안내에서 따로 봐야 한다.

공증을 받을 때는 무엇에 도장이 찍히나

흔히 ‘번역공증’이라 부르는 절차에서는 번역문이 원문과 같다고 서약한 문서의 서명 등을 인증한다. 어떤 원문을 번역했고 누가 그 번역에 책임을 지는지 남기는 절차다. 대학의 졸업기록을 새로 조사해 학력을 판정하는 일과는 역할이 다르다.

공증이 필요한 이유는 번역과 별개일 수도 있다. 외교부 재외공관 안내는 사립대학이 발급한 졸업증명서처럼 행정기관이 발급하지 않은 문서를 공증을 거쳐 아포스티유를 신청하는 사례로 든다. 영문 증명서를 받아 번역을 생략하더라도, 그 증명서에 필요한 공증 절차까지 함께 사라지는 것은 아니다. 제출처가 원문과 번역문 양쪽에 아포스티유를 요구한다면 두 문서의 신청 경로를 각각 확인해야 한다.

아포스티유가 확인하는 것은 문서의 출처다

아포스티유는 문서의 서명이나 인장이 진짜인지, 서명한 사람이 어떤 자격으로 서명했는지 확인한다. 공증 문서에 붙이면 확인의 대상은 공증인의 서명이나 인장이다. 예컨대 사립대 졸업증명서에 대해 공증을 받고 그 공증 문서에 아포스티유를 받았다면, 아포스티유가 따라가는 이름은 학위를 준 총장이 아니라 공증인이다. 어느 서명에 확인을 받는지 알면 증명서와 번역문을 따로 확인받으라는 안내도 이해하기 쉽다.

이 확인서로 상대 대학이 학위를 자동으로 인정하는 것은 아니다. 서류의 출처를 확인하는 일과 그 학위가 입학 요건을 충족하는지 판단하는 일은 별개다. 아포스티유 협약이 두 나라 사이에 적용되면, 문서가 나온 나라의 권한기관에서 받은 확인서로 종전의 영사 인증 절차를 대신할 수 있다. 협약 적용 여부는 헤이그국제사법회의(HCCH)의 현황표에서 확인할 수 있다.

서류를 떼기 전에 입학처에 물어볼 것

먼저 상대 대학에 영문 졸업증명서를 그대로 받는지 묻는다. 이어서 아포스티유가 필요한 서류가 졸업증명서인지, 번역문인지, 두 가지 모두인지 확인한다. 전자 파일을 받는지, 봉인한 종이 서류나 학교에서 직접 보낸 서류가 필요한지도 함께 확인할 일이다. 그 답을 가지고 한국 아포스티유 안내에서 해당 문서의 신청 경로를 찾으면 된다. 가장 먼저 볼 것은 도장을 어디서 받느냐가 아니라, 입학처가 어떤 서류를 받겠다고 했느냐다.

공식 자료

대한민국 아포스티유 포털
외교부 재외공관 · 아포스티유 확인 안내
국가법령정보센터 · 공증서식 규칙
HCCH · 협약 안내와 적용 현황
대표 이미지 · 대한민국 아포스티유 확인서 견본 (국가법령정보센터, 별지 제2호서식)